سياسة إدارة البيانات الرئيسية والمرجعية

انسجاماً مع رؤية المملكة العربية السعودية 2030 التي تؤكد على التحول الرقمي وبناء اقتصاد قائم على البيانات والمعرفة، وامتثالاً لتوجهات الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) ممثلة في المكتب الوطني لإدارة البيانات (NDMO)، تلتزم جامعة نجران بتطبيق ممارسات فعّالة لحوكمة البيانات وتعظيم الاستفادة منها باعتبارها أصلاً وطنياً واستراتيجياً،  تهدف الجامعة من خلالها إلى تعزيز جودة البيانات وموثوقيتها وضمان إدارتها بشكل متكامل وآمن، بما يدعم كفاءة العمليات التشغيلية، ويدعم اتخاذ القرار المبني على البيانات، ويعزز التكامل مع الجهات الحكومية والأكاديمية ذات العلاقة.

ونظراً للدور المحوري الذي تلعبه البيانات الرئيسية والمرجعية في تحقيق الاتساق والدقة بين الأنظمة والتطبيقات المختلفة، فقد قام مكتب إدارة البيانات بجامعة نجران بإعداد سياسة إدارة البيانات الرئيسية والمرجعية، بهدف تنظيم آليات إدارتها وتوحيد مصادرها، وضمان كونها مرجعاً موحداً وموثوقاً للحقيقة (Single Source of Truth).

ويقصد بالبيانات الرئيسية والمرجعية تلك البيانات الأساسية المشتركة بين مختلف الأنظمة والتطبيقات، والتي تُستخدم لدعم العمليات التشغيلية، والتكامل المؤسسي، والتحليل واتخاذ القرار، بما يسهم في تقليل الازدواجية، وتحسين جودة البيانات، ورفع كفاءة الأعمال، وتحقيق الامتثال للحوكمة الوطنية للبيانات.

تهدف سياسة إدارة البيانات الرئيسية والمرجعية إلى وضع إطار حوكمة وتنظيم شامل لإدارة البيانات الرئيسية والمرجعية في جامعة نجران، بما يتوافق مع متطلبات المكتب الوطني لإدارة البيانات (NDMO)، ويضمن توحيدها ودقتها واتساقها عبر جميع الأنظمة والتطبيقات.

كما تهدف السياسة إلى تحقيق ما يلي:

• دعم مستهدفات رؤية المملكة 2030 في التحول الرقمي وتعظيم قيمة البيانات.
• توحيد مصادر البيانات وتحديد النسخة المعتمدة (Golden Record) للبيانات الرئيسية والمرجعية.
• رفع جودة البيانات من خلال ضمان الدقة، والاكتمال، والاتساق، والتكامل بين الأنظمة.
• الحد من الازدواجية والتكرار في إنشاء وتخزين وإدارة البيانات.
• تمكين مشاركة وتبادل البيانات بشكل موثوق وآمن داخلياً وخارجياً وفق السياسات الوطنية.
• الالتزام بالسياسات والضوابط والمعايير الوطنية لإدارة البيانات وحوكمتها الصادرة عن سدايا.
• تعزيز فعالية وكفاءة اتخاذ القرار من خلال الاعتماد على بيانات موحدة وموثوقة.

تنطبق هذه السياسة على ما يلي:

• جميع الإدارات والوحدات التنظيمية بجامعة نجران التي تقوم بإنشاء، أو استخدام، أو تعديل، أو مشاركة بيانات رئيسية، أو مرجعية ضمن أنظمتها، أو عملياتها التشغيلية.
• جميع الأنظمة والمنصات والتطبيقات التقنية التي تحتوي على بيانات رئيسية أو مرجعية أو تعتمد عليها، بما في ذلك الأنظمة الأكاديمية والإدارية والداعمة.
• جميع الأنشطة المرتبطة بدورة حياة البيانات الرئيسية والمرجعية، وفق ما ورد في السياسات الوطنية لإدارة البيانات، وتشمل:
• التصميم والتعريف
• الإنشاء والتحديث
• المراجعة والاعتماد
• الأرشفة أو الإلغاء
• المشاركة والتكامل داخلياً أو خارجياً

• جميع الأفراد والجهات المتعاملة مع البيانات، بما في ذلك الموظفين، والمتعاقدين، ومزودي الخدمات التقنية، وأي أطراف أخرى مخولة أو معتمدة لديها صلاحيات الوصول أو المعالجة أو الإدارة للبيانات.

ترتكز سياسة إدارة البيانات الرئيسية والمرجعية في جامعة نجران على مجموعة من المبادئ التوجيهية التي تتماشى مع مستهدفات رؤية المملكة 2030، ومع السياسات والضوابط الوطنية لإدارة البيانات الصادرة عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) ممثلة في المكتب الوطني لإدارة البيانات (NDMO)، بما يضمن إدارة البيانات كأصل وطني، وتعظيم الاستفادة منها، وضمان استدامتها وموثوقيتها.

المبدأ الأول: البيانات أصل وطني

تُعد البيانات التي تنتجها أو تمتلكها جامعة نجران أحد الأصول الوطنية ذات القيمة الاستراتيجية، ويتوجب إدارتها وحمايتها واستثمارها بما يحقق المصلحة العامة ويدعم مستهدفات التنمية الوطنية.

وتلتزم الجامعة بما يلي:

• التعامل مع البيانات والمعلومات باعتبارها ثروة وطنية يجب تنميتها والمحافظة عليها وفق السياسات الوطنية المعتمدة.
• ضمان حماية حقوق الملكية الفكرية للبيانات الخاصة بالجامعة، وعدم السماح باستخدامها أو مشاركتها مع أي جهة خارجية إلا بموجب اتفاقيات رسمية لمشاركة البيانات معتمدة وفق الأطر النظامية.
• فيما يتعلق بمنتجات البيانات، يتعين على الجهات الخارجية الراغبة في تطوير منتجات أو حلول قائمة على بيانات الجامعة الاتفاق مسبقاً مع الجامعة بشأن تنظيم حقوق الملكية الفكرية، سواء من خلال تقاسم الحقوق بين الأطراف أو احتفاظ الجامعة بكامل حقوق الملكية لتلك المنتجات.

المبدأ الثاني: إتاحة البيانات

تؤمن جامعة نجران بأن إتاحة البيانات، وفق الأطر النظامية والسياسات المعتمدة، تسهم في تعظيم القيمة الاقتصادية والتشغيلية للبيانات. وعليه، تلتزم الجامعة بما يلي:

إتاحة البيانات الرئيسية والمرجعية داخلياً وخارجياً وفق مستويات الصلاحيات المعتمدة ومتطلبات الخصوصية والأمن.

• الاستفادة من البيانات في رفع كفاءة الإنفاق وتحسين الأداء التشغيلي.
• دعم تنمية الإيرادات المرتبطة بالبيانات ومنتجاتها بما يسهم في استدامة الخدمات التي تقدمها الجامعة، ووفق ما تقره الأنظمة والسياسات ذات العلاقة.

المبدأ الثالث: توثيق البيانات

تلتزم جامعة نجران بتوثيق البيانات الرئيسية والمرجعية بشكل منهجي ومنظم لضمان سهولة فهمها واستخدامها من قبل المستفيدين. ويشمل ذلك:

• إعداد وتحديث توصيفات البيانات (Data Documentation) بما يوضح التعاريف، والهياكل، والعلاقات، وقواعد الأعمال.
• تمكين كل من قطاعات الأعمال والإدارات التقنية من فهم البيانات واستخدامها بشكل صحيح ومتسق.
• دعم جهود التكامل بين الأنظمة وتحسين جودة التحليل واتخاذ القرار.

المبدأ الرابع: تقليل نسخ البيانات وحركتها

تلتزم الجامعة بتقليل تكرار نسخ البيانات والحد من عمليات نقلها غير الضرورية بين الأنظمة. ويهدف ذلك إلى:

• تقليل التكاليف التشغيلية المرتبطة بتخزين البيانات ونقلها.
• الحد من مخاطر فقدان الدقة أو عدم الاتساق في البيانات.
• تحسين سرعة الوصول إلى البيانات ورفع كفاءة معالجتها، مع تعزيز مفهوم المصدر الموحد للحقيقة (Single Source of Truth).
• المبدأ الخامس: ضمان الاستمرارية والاستدامة
• تحرص جامعة نجران على استدامة نماذج البيانات وهياكلها بما يضمن استمرار تحقيق القيمة من البيانات على المدى الطويل.
• وتشمل التزامات الجامعة في هذا الجانب ما يلي:
• التحديث المستمر لنماذج البيانات والهياكل والمعايير ذات العلاقة بما يتوافق مع المتغيرات التنظيمية والتقنية.
• ضمان الاستفادة القصوى من الاستثمارات في العمليات الأساسية لإدارة البيانات وحوكمتها.

تعزيز استخدام البيانات كأصل مشترك يدعم مختلف القطاعات، ويحقق التكامل المؤسسي، ويعزز الاستفادة المستدامة منها.

تلتزم جامعة نجران بتطبيق إطار حوكمة متكامل لإدارة البيانات الرئيسية والمرجعية، بما يضمن توحيدها، وموثوقيتها، واتساقها، وتعظيم الاستفادة منها، وامتثالها للأطر الوطنية لحوكمة البيانات. وعليه، تقر الجامعة الأحكام والسياسات التالية:

• تلتزم الجامعة بوضع إطار مؤسسي واضح ومعتمد لإدارة البيانات الرئيسية والمرجعية، يضمن توحيدها واعتمادها كمصدر موثوق للبيانات على مستوى الجامعة (Single Source of Truth).
• يجب تحديد وتصنيف البيانات الرئيسية والمرجعية بشكل دقيق، مع توثيق خصائصها، والأنظمة المصدرية المرتبطة بها، ونطاق استخدامها، وآليات تحديثها، على أن تتم مراجعتها وتحديثها بشكل دوري.
• تعتمد الجامعة مبدأ النسخة الذهبية للبيانات (Golden Record) لضمان وجود مصدر واحد معتمد للبيانات الرئيسية والمرجعية، والحد من التكرار وعدم الاتساق بين الأنظمة.
• تلتزم الجامعة باعتماد معايير موحدة لإدارة البيانات الرئيسية والمرجعية، تشمل على سبيل المثال لا الحصر: التعريفات المعتمدة، والأكواد المرجعية، وهياكل البيانات، وقواعد الإنشاء، والتحديث، والاعتماد.
• يجب ضمان التكامل التقني والوظيفي بين البيانات الرئيسية والمرجعية وجميع الأنظمة والتطبيقات ذات العلاقة، بما يعزز دقة البيانات واتساقها وموثوقيتها.
• تلتزم الجامعة بتحديد وتطبيق آليات واضحة لإدارة دورة حياة البيانات الرئيسية والمرجعية، وتشمل مراحل: الإنشاء، والتعديل، والمراجعة، والاعتماد، والأرشفة، والإلغاء.
• تعتمد الجامعة ضوابط واضحة للتحكم في صلاحيات الوصول إلى البيانات الرئيسية والمرجعية، بما يشمل صلاحيات الإنشاء والتعديل والاستخدام، مع تحديد الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات وفق نموذج حوكمة معتمد.
• يجب تصميم وتنفيذ عمليات التحديث وفق مبدأ “التغيير في المصدر ينعكس على جميع الأنظمة”، بما يضمن توحيد البيانات وتقليل الازدواجية وتعزيز الاتساق المؤسسي.
• تلتزم الجامعة بتوفير آليات فعالة للمراقبة والتحكم (Monitoring & Control) لضمان جودة البيانات الرئيسية والمرجعية، واستمرارية توفرها، ومعالجة أي انحرافات أو أخطاء بشكل استباقي.
• تعتمد الجامعة مؤشرات أداء واضحة لقياس جودة البيانات الرئيسية والمرجعية، وتشمل على سبيل المثال: الدقة، والاتساق، والاكتمال، وحداثة البيانات، ويتم قياسها ومراجعتها بشكل دوري.
• يجب أن تتوافق جميع عمليات إدارة البيانات الرئيسية والمرجعية مع الأطر والسياسات الوطنية لحوكمة البيانات، بما في ذلك السياسات والضوابط الصادرة عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) والمكتب الوطني لإدارة البيانات (NDMO).
• تلتزم الجامعة بتوثيق جميع الكيانات والسمات المرتبطة بالبيانات الرئيسية والمرجعية في سجل بيانات مركزي معتمد لدى مكتب إدارة البيانات، بما يضمن سهولة الرجوع إليها وتحديثها.
• يجب تحديد وضمان آليات تكامل فعالة بين البيانات الرئيسية والمرجعية والأنظمة التشغيلية والتطبيقات المختلفة، بما يعزز توحيد المرجع المؤسسي للبيانات.
• يجب إخضاع أي تغييرات أو إضافات على البيانات الرئيسية والمرجعية لإجراءات حوكمة معتمدة من مكتب إدارة البيانات، بما يضمن الامتثال للسياسات التنظيمية والمعايير المعتمدة.

تلتزم جميع الإدارات والوحدات التنظيمية في الجامعة بالامتثال الكامل لهذه السياسة عند إنشاء أو تحديث أو استخدام أي بيانات رئيسية أو مرجعية ضمن أنظمتها أو عملياتها التشغيلية.

• تتم مراجعة هذه السياسة بشكل دوري كل سنتين على الأقل، أو كلما دعت الحاجة إلى ذلك نتيجة تغييرات تنظيمية، تشريعية، تقنية، أو صدور أطر وسياسات وطنية جديدة ذات علاقة بإدارة وحوكمة البيانات.
• يتولى مكتب إدارة البيانات مسؤولية متابعة التحديثات ذات الصلة، وإجراء المراجعة الدورية، واقتراح التعديلات اللازمة على السياسة.
• تُرفع التعديلات المقترحة إلى اللجنة العليا لإدارة وحوكمة البيانات لدراستها واعتمادها.
• يتم تعميم النسخة المعتمدة من السياسة على جميع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة، ويُعمل بها من تاريخ اعتمادها

• تلتزم جميع الإدارات والوحدات التنظيمية في الجامعة بالامتثال التام لأحكام هذه السياسة وتطبيقها ضمن أنظمتها وعملياتها التشغيلية.
• يُعد الامتثال لهذه السياسة إلزاميًا عند إنشاء، أو تعديل، أو استخدام البيانات الرئيسية، أو المرجعية.
•  يتولى مكتب إدارة البيانات مسؤولية مراقبة مستوى الامتثال، وذلك من خلال:
  • إعداد مؤشرات قياس الأداء الخاصة بالامتثال وجودة البيانات.
  • إجراء مراجعات دورية وتقييمات امتثال على الوحدات التنظيمية.
  • متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية لمعالجة أي حالات عدم امتثال.
• تلتزم الوحدات التنظيمية بالتعاون الكامل مع مكتب إدارة البيانات، وتوفير البيانات والمعلومات اللازمة لأغراض المراجعة والتقييم.
•  في حال رصد حالات عدم امتثال جوهرية أو متكررة، يتم رفعها إلى اللجنة العليا لإدارة وحوكمة البيانات لاتخاذ ما يلزم من توجيهات أو إجراءات تنظيمية وفق الأنظمة المعتمدة في الجامعة.
• لا يخل تطبيق هذه السياسة بأي التزامات نظامية أو تعاقدية أخرى ذات صلة بحوكمة البيانات وأمن المعلومات.