سياسة إدارة المحتوى والوثائق

انسجاماً مع توجهات المملكة العربية السعودية نحو تعزيز قيمة البيانات الوطنية، وترسيخ مبادئ الحوكمة، ورفع كفاءة إدارة الأصول المعلوماتية، وبما يتوافق مع دليل حوكمة البيانات الوطنية الصادر عن مكتب إدارة البيانات الوطنية (NDMO)، ولوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، ونظام حماية البيانات الشخصية، 2030؛ أصدرت جامعة نجران هذه السياسة لتنظيم إدارة المحتوى والوثائق.

وتهدف هذه السياسة إلى وضع إطار حوكمة شامل لإدارة الوثائق والمحتوى بكافة أشكالهما، الورقية والرقمية، بما يضمن سلامتها، وجودتها، وسهولة الوصول إليها، وحمايتها من المخاطر، وتنظيم دورة حياتها منذ إنشائها أو استلامها وحتى أرشفتها أو إتلافها أو ترحيلها، وفق الضوابط النظامية المعتمدة.

تهدف هذه السياسة إلى تنظيم وإدارة المحتوى والوثائق في جامعة نجران بما يحقق ما يلي:

• المواءمة مع دليل حوكمة البيانات الوطنية (NDMO) وتطبيق متطلباته المؤسسية.
• دعم تحقيق مستهدفات رؤية المملكة 2030 في التحول الرقمي والحوكمة والشفافية.
• ضمان الإدارة المنهجية لدورة حياة الوثائق والمحتوى.
• تعزيز مشاركة البيانات والمعلومات العامة وفق الأطر النظامية.
• حماية البيانات الشخصية والبيانات الحساسة وضمان سريتها.
• حفظ حقوق الجامعة والأفراد والملكية الفكرية.
• رفع مستوى الثقة في الخدمات المعتمدة على البيانات.
• تعزيز التكامل بين الجهات الحكومية.
• دعم النزاهة ومكافحة الفساد من خلال إتاحة المعلومات العامة وفق الأنظمة.

تسري أحكام هذه السياسة على جميع قطاعات ووحدات جامعة نجران، وعلى جميع الوثائق والمحتوى والبيانات التي تقوم الجامعة بإنشائها، أو استلامها، أو معالجتها، أو حفظها، أو أرشفتها، أياً كان شكلها أو وسيطها أو مصدرها، ما لم يُنص على استثناء صريح.

تخضع إدارة المحتوى والوثائق في الجامعة للمبادئ التالية:

• المسؤولية والملكية: تحديد واضح لملكية الوثائق ومسؤوليات إدارتها.
• الجودة والموثوقية: ضمان دقة وسلامة واكتمال الوثائق.
• التصنيف والحماية: تصنيف الوثائق وفق مستويات السرية والحساسية.
• إتاحة الوصول: تمكين الوصول المنضبط وفق الصلاحيات المعتمدة.
• الامتثال: الالتزام بالأنظمة والسياسات الوطنية ذات العلاقة.

الاستمرارية: ضمان توفر الوثائق وحمايتها من الفقد أو التلف.

تشمل إدارة دورة حياة الوثائق المراحل والمتطلبات التالية:

1. إنشاء الوثائق وتسميتها

• الالتزام بنسق موحد ومعتمد لتسمية الوثائق على مستوى الجامعة.
• تضمين البيانات الأساسية للوثيقة عند إنشائها، وتشمل – كحد أدنى: –معرّف الوثيقة، رقم الإصدار، تاريخ الإنشاء أو التحديث، مالك الوثيقة، الجهة المسؤولة، وحالة الوثيقة.

2. البيانات الوصفية (Metadata)

• إنشاء بيانات وصفية إلزامية للوثائق وفق المعايير المعتمدة من مكتب إدارة البيانات الوطنية (NDMO).
• تحديث البيانات الوصفية بشكل مستمر طوال دورة حياة الوثيقة، وبما يعكس أي تغييرات على المحتوى أو التصنيف أو الصلاحيات.

3. تصنيف الوثائق

• تصنيف الوثائق من حيث مدة الحفظ: (دائمة، مؤقتة)، وفق جداول مدد الحفظ المعتمدة.
• تصنيف الوثائق من حيث مستوى السرية: (سري للغاية، سري، مقيد، عام).
• مراجعة التصنيف دوريًا أو عند حدوث تغيير جوهري في محتوى الوثيقة أو حساسيتها.

4. الوصول والاستخدام

• تنظيم فئات الاطلاع والاستخدام وفق الصلاحيات المعتمدة ومبدأ الحد الأدنى من الامتيازات.
• تقييد الوصول إلى الوثائق الحساسة أو المحمية، وتوثيق أي منح أو تعديل للصلاحيات وفق الإجراءات المعتمدة.

5. النسخ الاحتياطي والاسترجاع

• تنفيذ نسخ احتياطية دورية للوثائق وفق مستويات محددة (يومي، أسبوعي، شهري) بحسب تصنيفها وأهميتها.
• إجراء اختبارات استرجاع دورية للتحقق من سلامة النسخ الاحتياطية وفاعلية إجراءات الاستعادة.

6. الأرشفة والترحيل

• الالتزام بلوائح وتعليمات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في أعمال الأرشفة والترحيل.
• استخدام أنظمة إدارة المحتوى والوثائق الإلكترونية المعتمدة لضمان حفظ الوثائق، وتتبع الإصدارات، وتوثيق العمليات.

7. الإتلاف

• إتلاف الوثائق التي انتهت مدد حفظها وفق الإجراءات النظامية المعتمدة، وبعد استكمال الموافقات اللازمة.
• توثيق عمليات الإتلاف وسجلاتها بما يضمن الشفافية والمساءلة.

تُحدد الأدوار والمسؤوليات وفق نموذج الحوكمة المعتمد في دليل مكتب البيانات الوطنية (NDMO)، ولوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وبما يضمن الفصل بين الأدوار وتحقيق المساءلة وفق ما يلي:

يلتزم جميع منسوبي الجامعة بأحكام هذه السياسة.

يتولى مكتب إدارة البيانات مراقبة الامتثال ورفع التقارير الدورية.

يتولى مكتب إدارة البيانات مراجعة هذه السياسة دورياً وتحديثها بما يتوافق مع التحديثات الصادرة عن NDMO والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات.