سياسة النمذجة وهيكلة البيانات

تُعَدّ البيانات أحد أهم الأصول الاستراتيجية لجامعة نجران، وتشكّل أساسًا رئيسًا في دعم اتخاذ القرار، ورفع الكفاءة التشغيلية، وتعزيز الشفافية والمساءلة على المستويين الأكاديمي والإداري. وتعمل الجامعة على تبنّي أفضل الممارسات والمعايير في إدارة البيانات وحوكمتها بما يضمن تعظيم الاستفادة من هذا الأصل المؤسسي وترسيخ إدارته بشكل منظم ومستدام.  وفي هذا الإطار، أعدَّ مكتب إدارة البيانات هذه السياسة لتأسيس إطار مؤسسي متكامل لنمذجة وهيكلة البيانات داخل الجامعة، بما يضمن توحيد المنهجيات، وضبط تصميم هياكل البيانات ومخرجاتها، وربطها باحتياجات الأعمال والتقارير والمؤشرات، وبما ينسجم مع التوجهات الوطنية في مجال حوكمة وإدارة البيانات.

ويقصد في هذه السياسة بـ:

• نمذجة البيانات: إنشاء تمثيل دقيق ومنهجي لبيانات الجامعة ضمن نطاقات العمل المختلفة، يشمل وصف عناصر البيانات، وتحديد مكوناتها، وتوضيح العلاقات بينها، بما يدعم الفهم الشامل ويُسهِّل إعادة الاستخدام المستقبلي.
• هيكلة البيانات: مجموعة الإجراءات والهياكل التنظيمية والمعايير المعتمدة لإدارة البيانات بشكل فعّال، بما يشمل تنظيمها، وحفظها، والوصول إليها، ونقلها، وفق أفضل الممارسات والمعايير المعتمدة.

وتلتزم الجامعة من خلال هذه السياسة بقيادة وتوجيه عملية نمذجة وهيكلة البيانات بشكل منهجي ومنظم، لضمان مواءمة البيانات مع أهدافها الاستراتيجية، ودعم الاستخدام الأمثل لها كأصل مؤسسي يسهم في تعزيز الجودة والكفاءة والشفافية في كافة عملياتها.

تهدف هذه السياسة إلى:

• توثيق فهم الجامعة لمكونات البيانات والعلاقات بينها، بما يتيح تطبيقات متسقة مع متطلبات العمل الحالية والمستقبلية.
• وضع الأسس لإتمام المبادرات المؤسسية الكبرى، مثل إدارة البيانات المرجعية والرئيسية وحوكمتها.
• تقليل التكاليف المرتبطة بدعم البيانات، وزيادة فرص إعادة استخدامها، بما يساهم في خفض تكاليف تطوير التطبيقات الجديدة.
• تعزيز الاستفادة الاستراتيجية من البيانات كأصل مؤسسي لدعم اتخاذ القرار وتحقيق التميز التشغيلي.

تطبق هذه السياسة على جميع البيانات والتطبيقات والبرامج والخدمات التابعة لجامعة نجران، بما يشمل كافة وحدات الجامعة والإدارات والأقسام المرتبطة بها.

• تعتبر البيانات التي تنتجها الجامعة أصولًا وطنية يجب حمايتها، وإدارتها وفق أفضل الممارسات، مع الحفاظ على حقوق الملكية الفكرية.
• تعزيز استخدام البيانات بما يرفع كفاءة الإنفاق ويدعم استدامة الخدمات.
• ضمان وجود وثائق شاملة لفهم البيانات لكل من قطاعات الأعمال والإدارات التقنية.
• الحد من عمليات نقل البيانات للحد من التكاليف والأخطاء وتحسين دقة البيانات.
• تحديث نماذج البيانات والهياكل بشكل دوري لضمان استفادة مستمرة من البيانات كأصل مشترك.

تلتزم جامعة نجران بإدارة بياناتها بدقة وفق أفضل الممارسات، بهدف توثيق جميع مكوناتها، توحيد نماذجها، وربطها بالعمليات التشغيلية والاستراتيجية للجامعة. كما تهدف هذه السياسة إلى إنشاء إطار متكامل لنمذجة وهيكلة البيانات يضمن الدقة، الاتساق، وإمكانية إعادة الاستخدام، ويعزز الاستفادة من البيانات كأصل استراتيجي لدعم اتخاذ القرار وتحقيق الشفافية والكفاءة المؤسسية.  ويتلخص أهم الالتزامات فيما يلي:

• دعم وتسريع استكمال هيكل بياناتها الحالي بدقة، وتوثيق جميع مكوناته، على أن يغطي هيكل البيانات الحالي النماذج الثلاثة: المفاهيمي، المنطقي، والمادي. بحيث:
  • يشمل النموذج المفاهيمي الجهات الأساسية بالجامعة وعلاقات تبادل البيانات بينها.
  • النموذج المنطقي يوضح سمات البيانات وعلاقاتها بالتفصيل، ويضمن التوافق مع العمليات التشغيلية.
  • النموذج المادي يحدد أسماء السمات، المفاتيح الرئيسية، وأنواع البيانات في قواعد البيانات.
• العمل على دمج متطلبات البيانات الضخمة ضمن الهيكل العام لإدارة البيانات، بما يضمن اتساقها مع البيانات التقليدية لتعزيز كفاءة استخدامها عبر جميع الأنظمة والعمليات المؤسسية ولضمان الاستخدام الفعّال للبيانات.
• دعم اتخاذ القرار من خلال دمج البيانات الكبيرة في العمليات التشغيلية والاستراتيجية، دون الحاجة إلى هياكل إضافية مستقلة أو مكررة.
• استخدام أدوات تقنية متقدمة لدعم نمذجة البيانات وتصميم الهياكل.
• إدارة طلبات التغيير المرتبطة بالنماذج والهياكل لضمان المرونة والتحديث المستمر.
• تطوير سجل رصد مشاريع النمذجة والهيكلة، بما يشمل التصاميم والوثائق المرجعية.
• الالتزام بالهيكل المستهدف لضمان توافقه مع استراتيجية إدارة البيانات وحماية البيانات الشخصية.
• تكامل الهيكل المستهدف مع البنية المؤسسية الكلية للجامعة.
• الالتزام باستخدام الهيكل المستهدف في جميع المشاريع التقنية لضمان النموذجية والاستدامة.

يقوم مكتب إدارة البيانات بمراجعة هذه السياسة بشكل دوري وتحديثها عند الحاجة لضمان توافقها مع أفضل الممارسات والمتغيرات الاستراتيجية.

يتعين على جميع وحدات الجامعة الالتزام التام بأحكام هذه السياسة، ويُعهد إلى مكتب إدارة البيانات بمراقبة الامتثال والتأكد من تطبيقها في المشاريع والأنشطة اليومية.