سياسة الحفظ والإتلاف للوثائق والمحفوظات

1. الهدف من السياسة

الهدف من سياسة الحفظ والإتلاف في جامعة نجران هو توفير إطار عمل واضح ومنظم يهدف إلى ضمان حفظ الوثائق والمحفوظات الخاصة بجامعة نجران بشكل يحافظ على سلامتها وصلاحيتها للاستخدام المستقبلي، وفي الوقت نفسه، التأكد من إتلاف الوثائق التي لم تعد ذات قيمة أو التي تنتهي صلاحيتها بشكل قانوني وآمن، وتحقق المواءمة مع سياسات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

الأهداف المحددة:

• حماية المعلومات: ضمان حماية الوثائق والمحفوظات من التلف والتدمير والفقدان.
• الالتزام بالقوانين واللوائح: الالتزام بالقوانين واللوائح الوطنية والدولية المتعلقة بالحفظ والإتلاف.
• تحسين الإدارة: تحسين إدارة الوثائق والمحفوظات داخل الجامعة لتحقيق الكفاءة والفعالية.
• توفير الوصول: توفير وصول آمن ومراعٍ للخصوصية للوثائق والمحفوظات عند الحاجة.
• التوعية والتدريب: تعزيز الوعي بأهمية الحفظ والإتلاف من خلال تدريب الموظفين والطلاب.
• التقييم والتحسين المستمر: تقييم فعالية السياسة وتحسينها بشكل دوري لتلبية الاحتياجات المتغيرة.

بتحقيق هذه الأهداف، تهدف السياسة إلى ضمان أن الجامعة تدير مواردها الوثائقية بشكل مسؤول وفعال، مما يسهم في الحفاظ على التراث الثقافي والعلمي للجامعة والمجتمع.

2. نطاق السياسة

نطاق سياسة الحفظ والإتلاف في جامعة نجران يشمل جميع الوثائق والمحفوظات التي تنتجها الجامعة أو تتلقاها في سياق أنشطتها التعليمية والبحثية والإدارية، ويتضمن هذا النطاق العديد من الأنواع والتصنيفات من المواد، ويمكن تلخيصها كما يلي:

2.1 الوثائق الإدارية

• السجلات الإدارية: تشمل السجلات الخاصة بالإدارة العليا والإدارات الفرعية والأقسام الأكاديمية.
• السجلات المالية: تشمل التقارير المالية، والفواتير، والإيصالات، والعقود المالية.
• سجلات الموارد البشرية: تشمل سجلات الموظفين، والعقود، والأجور، والتقييمات الوظيفية.

2.2 الوثائق الأكاديمية

• السجلات الأكاديمية: تشمل سجلات الطلاب، والدرجات، والبرامج الأكاديمية، والجداول الدراسية.
• المخططات البحثية: تشمل الأوراق البحثية، والمشاريع البحثية، والبيانات البحثية.
• المنشورات: تشمل الكتب، والمقالات، والتقارير، والمنشورات الأكاديمية الأخرى.

2.3 الوثائق التقنية والتكنولوجية

• البيانات الرقمية: تشمل البيانات المخزنة على الأقراص الصلبة، والخوادم، والأنظمة السحابية.
• الوثائق الإلكترونية: تشمل البريد الإلكتروني، والمستندات الممسوحة ضوئيًا، والملفات الرقمية الأخرى.

2.4 الوثائق الثقافية والتاريخية

• الأعمال الفنية: تشمل اللوحات الفنية، والنماذج، والأعمال الفنية الأخرى.
• الأدلة التاريخية: تشمل الصور القديمة، والخرائط، والوثائق التاريخية الأخرى.

2.5 الوثائق القانونية

• العقود والاتفاقيات: تشمل العقود مع الجهات الخارجية، والاتفاقيات البحثية، والاتفاقيات التعاونية.
• السجلات القانونية: تشمل الأوراق القانونية، والأحكام القضائية، والتقارير القانونية.

2.6 الوثائق الأخرى

• الوثائق الخاصة بالأنشطة الطلابية: تشمل السجلات الخاصة بالنوادي الطلابية، والفعاليات، والمسابقات.
• الوثائق الخاصة بالخدمات الأخرى: تشمل السجلات الخاصة بالخدمات الصحية، والأمنية، والصيانة.

3. التعريفات والمصطلحات

• الوثائق (Documents): أي مادة يتم إنتاجها أو تلقيها من قبل الجامعة وتحتوي على معلومات ذات أهمية إدارية، أو أكاديمية، أو قانونية، أو تاريخية، بما في ذلك الوثائق الورقية والرقمية.
• المحفوظات (Records): الوثائق التي تم جمعها وحفظها بغرض الإبقاء على المعلومات التي تحتويها للاستخدام الحالي أو المستقبلي.
• الحفظ (Preservation): عملية حماية الوثائق والمحفوظات من التلف أو الفقدان من خلال تطبيق إجراءات وأساليب محددة لضمان سلامتها وصلاحيتها.
• الإتلاف (Destruction): عملية تدمير الوثائق والمحفوظات التي لم تعد ذات قيمة أو التي تنتهي صلاحيتها بشكل قانوني وآمن.
• السياسات الوطنية (National Policies): السياسات واللوائح التي وضعتها السلطات الوطنية وتتعلق بإدارة الوثائق والمحفوظات.
• السياسات التنظيمية (Organizational Policies): السياسات والإجراءات الداخلية التي وضعتها الجامعة لضمان التزامها بالسياسات الوطنية وتحسين إدارة مواردها الوثائقية.
• المسؤوليات (Responsibilities): الواجبات والمهام التي يتحملها كل قسم أو فرد في الجامعة فيما يتعلق بالحفظ والإتلاف.
• الأدوار (Roles): الوظائف والمهام المحددة لكل فرد أو قسم في تنفيذ السياسة.
• الإجراءات (Procedures): الخطوات المحددة التي يجب اتباعها لحفظ أو إتلاف الوثائق والمحفوظات.
• التدريب (Training): برامج التعليم والتأهيل التي يتم تقديمها للموظفين لضمان فهمهم الكامل لسياسة الحفظ والإتلاف.
• التوعية (Awareness): جهود التوعية والتثقيف التي تهدف إلى تعزيز الوعي بأهمية الحفظ والإتلاف.
• التقييم (Evaluation): عملية قياس فعالية السياسة وتحديثها بشكل دوري.
• التحسين (Improvement): الجهود المبذولة لتحسين السياسة وتطويرها بما يتناسب مع التغيرات التي تطرأ على البيئة الإدارية والتقنية.
• التوافق (Compliance): الالتزام بالقوانين واللوائح الوطنية والدولية المتعلقة بالحفظ والإتلاف.
• الموافقات (Approvals): الموافقات الرسمية التي يجب الحصول عليها قبل تنفيذ السياسة.

4. المواءمة بين سياسة جامعة نجران وسياسات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات

1. دراسة السياسات الوطنية:
   • تحديد السياسات الوطنية: البدء بتحديد وتحليل السياسات والقوانين الوطنية المتعلقة بإدارة الوثائق والمحفوظات.
   • فهم المتطلبات: فهم المتطلبات المحددة في السياسات الوطنية وكيفية تطبيقها على الجامعة.
2. تقييم السياسة الجامعية الحالية:
   • تقييم التزامات الجامعة: تقييم التزامات الجامعة الحالية مع السياسات الوطنية وتحديد الفجوات.
   • تحليل الإجراءات الحالية: تحليل الإجراءات والسياسات الداخلية للجامعة لتحديد مدى توافقها مع السياسات الوطنية.
3. تطوير خطة المواءمة:
   • تحديد الأهداف: تحديد الأهداف التي تهدف إلى تحقيق المواءمة بين السياسة الجامعية والسياسات الوطنية.
   • وضع خطة العمل: وضع خطة عمل تفصيلية تشمل الإجراءات والمهام اللازمة لتحقيق المواءمة.
4. تنفيذ خطة المواءمة:
   • تحديث السياسات والإجراءات: تحديث السياسات والإجراءات الداخلية للجامعة لتتماشى مع السياسات الوطنية.
   • تدريب الموظفين: تقديم التدريب اللازم للموظفين لضمان فهمهم الكامل للسياسات الجديدة.
5. مراقبة وتقييم المواءمة:
   • مراقبة التنفيذ: مراقبة تنفيذ السياسات الجديدة والتأكد من تطبيقها بشكل صحيح.
   • تقييم الفعالية: تقييم فعالية السياسات الجديدة وتحديثها بشكل دوري لتلبية الاحتياجات المتغيرة.
6. التواصل والتوعية:
   • التواصل مع الجهات المعنية: التواصل مع جميع الأقسام والجهات المعنية لضمان تفاعلها مع السياسات الجديدة.
   • التوعية: تعزيز الوعي بأهمية السياسات الجديدة وكيفية التزام الجامعة بالسياسات الوطنية.
7. التوافق القانوني:
   • التوافق مع القوانين: التأكد من أن السياسات الجامعية تتوافق مع جميع القوانين واللوائح الوطنية.
   • الحصول على الموافقات القانونية: الحصول على الموافقات اللازمة من الجهات المختصة قبل تنفيذ السياسات.

5. إجراءات الحفظ

هي مجموعة من الإجراءات والمعايير التي يجب اتباعها لضمان حفظ الوثائق والمحفوظات بشكل يحافظ على سلامتها وصلاحيتها للاستخدام المستقبلي.

1. تحديد الوثائق المؤهلة للحفظ:
   • تصنيف الوثائق: تحديد الوثائق التي تحتاج إلى حفظ بناءً على أهميتها الإدارية، أو الأكاديمية، أو القانونية، أو التاريخية.
   • تحديد الفترة الزمنية: تحديد الفترة الزمنية التي يجب حفظ الوثائق خلالها بناءً على القوانين واللوائح المعمول بها.
2. التخزين الآمن:
   • الظروف البيئية: توفير ظروف بيئية مناسبة للتخزين مثل درجات الحرارة والرطوبة المناسبة.
   • الأمان المادي: توفير أمان مادي للوثائق من خلال استخدام خزائن وأماكن تخزين آمنة.
3. التوثيق والتصنيف:
   • التصنيف المنظم: تصنيف الوثائق وفقًا لنظام تصنيف محدد لتسهيل الوصول إليها وإدارتها.
   • التوثيق الدقيق: توفير توثيق دقيق للوثائق يشمل تفاصيل المصدر، والتاريخ، والمحتوى.
4. النسخ الاحتياطي والأرشفة:
   • النسخ الاحتياطي: إنشاء نسخ احتياطية من الوثائق الرقمية والورقية لتفادي الفقدان.
   • الأرشفة: تنظيم عمليات الأرشفة الرقمية والورقية لتسهيل الوصول إلى الوثائق القديمة.
5. الصيانة والترميم:
   • الصيانة الدورية: إجراء صيانة دورية للوثائق لمنع التلف والتدهور.
   • الترميم: تنفيذ عمليات ترميم للوثائق التي تعرضت للتلف لاستعادة حالتها الأصلية.
6. الوصول والاستخدام:
   • سياسة الوصول: وضع سياسات واضحة للوصول إلى الوثائق تحقق التوازن بين الوصول المرغوب وحماية المعلومات.
   • الاستخدام المسؤول: توجيه المستخدمين بشكل مسؤول حول كيفية التعامل مع الوثائق والمحافظة عليها.
7. التوعية والتدريب:
   • التدريب: تقديم التدريب للموظفين حول أفضل الممارسات في حفظ الوثائق.
   • التوعية: تعزيز الوعي بأهمية الحفظ وكيفية المساهمة في حماية الوثائق.
8. التقييم والتحسين:
   • التقييم الدوري: تقييم فعالية إجراءات الحفظ وتحديثها بشكل دوري.
   • التحسين المستمر: العمل على تحسين إجراءات الحفظ بناءً على التغيرات التكنولوجية والقانونية.

6. إجراءات الإتلاف

هي مجموعة من الإجراءات والمعايير التي يجب اتباعها لضمان إتلاف الوثائق والمحفوظات التي لم تعد ذات قيمة أو التي تنتهي صلاحيتها بشكل قانوني وآمن.

1. تحديد الوثائق المؤهلة للإتلاف:
   • تصنيف الوثائق: تحديد الوثائق التي يمكن إتلافها بناءً على عدم أهميتها أو انتهاء صلاحيتها.
   • تحديد الفترة الزمنية: تحديد الفترة الزمنية التي يجب الاحتفاظ بالوثائق قبل إتلافها بناءً على القوانين واللوائح المعمول بها.
2. التوثيق والتصنيف:
   • التصنيف المنظم: تصنيف الوثائق التي سيتم إتلافها وفقًا لنظام تصنيف محدد لتسهيل عملية الإتلاف.
   • التوثيق الدقيق: توفير توثيق دقيق للوثائق قبل إتلافها يشمل تفاصيل المصدر، والتاريخ، والمحتوى.
3. الإجراءات القانونية:
   • التحقق من القانونية: التأكد من أن إتلاف الوثائق يتوافق مع القوانين واللوائح المعمول بها.
   • الحصول على الموافقات: الحصول على الموافقات اللازمة من الجهات المختصة قبل إتلاف الوثائق.
4. الإجراءات الفنية:
   • الإتلاف الآمن: استخدام طرق إتلاف آمنة وفعالة مثل الحرق، أو التمزيق، أو التدمير الرقمي.
   • التوثيق الفني: توثيق الإجراءات الفنية التي تم اتباعها لإتلاف الوثائق.
5. المسؤوليات والأدوار:
   • تحديد المسؤوليات: تحديد مسؤوليات كل قسم أو فرد في الجامعة فيما يتعلق بإتلاف الوثائق.
   • تحديد الأدوار: تحديد أدوار الأفراد والأقسام في تنفيذ عمليات الإتلاف.
6. التوعية والتدريب:
   • التدريب: تقديم التدريب للموظفين حول أفضل الممارسات في إتلاف الوثائق.
   • التوعية: تعزيز الوعي بأهمية إتلاف الوثائق التي لم تعد ذات قيمة.
7. التقييم والتحسين:
   • التقييم الدوري: تقييم فعالية إجراءات الإتلاف وتحديثها بشكل دوري.
   • التحسين المستمر: العمل على تحسين إجراءات الإتلاف بناءً على التغيرات القانونية والتكنولوجية.

7. التوافق والموافقات

7.1 التوافق (Compliance)

التوافق يعني التأكد من أن السياسة الجامعية للحفظ والإتلاف تتوافق مع سياسات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات المعمول بها. ويشمل ذلك التأكد من أن جميع الإجراءات والممارسات المتبعة في الجامعة تلتزم بالقوانين واللوائح الوطنية والدولية المتعلقة بإدارة الوثائق والمحفوظات.

خطوات التوافق:

• تحليل سياسات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات: دراسة وفهم السياسات والقوانين الوطنية والتنظيمية المتعلقة بمركز الوثائق والمحفوظات.
• تقييم السياسة في جامعة نجران: تقييم السياسة الجامعية للحفظ والإتلاف لتحديد مدى توافقها مع السياسات الوطنية والتنظيمية.
• تحديث السياسة: تحديث السياسة الجامعية لتتماشى مع سياسات المركز، إذا لزم الأمر.
• التوثيق: توثيق التوافق بين السياسة الجامعية وسياسات المركز الوطني التنظيمية في الوثائق الرسمية للجامعة.

7.2 الموافقات (Approvals)

الموافقات تعني تحديد الجهات المختصة التي يجب الحصول على موافقاتها قبل تنفيذ السياسة. ويشمل ذلك الحصول على الموافقات القانونية والإدارية من الجهات المعنية لضمان أن السياسة تتماشى مع القوانين واللوائح وأنها قابلة للتطبيق.

خطوات الحصول على الموافقات:

• تحديد الجهات المختصة: تحديد الجهات الداخلية والخارجية والتنظيمية التي يجب الحصول على موافقاتها.
• تقديم الطلبات: تقديم طلبات الموافقة للجهات المختصة مع تقديم الوثائق والمستندات اللازمة.
• متابعة الطلبات: متابعة طلبات الموافقة والتواصل مع الجهات المختصة لضمان الحصول على الموافقات في الوقت المناسب.
• توثيق الموافقات: توثيق الموافقات التي تم الحصول عليها وحفظها في السجلات الرسمية للجامعة.

8. ملاحظة

"تُعدّ هذه السياسة مرنة وقابلة للتعديل والتحديث بما يتماشى مع التغيرات التشريعية والتنظيمية الجديدة، والتشريعات الصادرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وسيتم مراجعتها وتحديثها بشكل دوري لضمان استمرارية التوافق مع أحدث المتطلبات القانونية والإدارية."